La inceputul proiectul, in momentul in care am stabilit liniile de functionare, am anticipat ca o singura evaluare, la sfirsitul perioadei de distributie (adica pe la mijlocul lunii iunie) ar fi suficienta. Intre timp experienta mi-a aratat ca trebuie sa schimb aceasta decizie.
Sintem la patru luni de la declansarea distributiei DVD-urilor in cadrul proiectului AVANTAJ LA START si am observat o problema la care nu m-am gindit: exista o multime de voluntari care nu au distribuit nici un DVD.
Din punctul de vedere al resurselor aceasta este o problema majora a proiectului. Pe linga valoarea intrinseca a DVD-urilor se mai adauga costul trimiterii postale. In plus, DVD-urile care nu s-au distribuit reprezinta resurse neutilizate. Practic e vorba de risipa. Personal, sint foarte sensibil la acest subiect.
Ca urmare am decis, impreuna cu Lia Stelea, coordonatoarea voluntarilor, sa facem o prima evaluare a activitatiilor de distributie. Iata care sint datele preliminare privitoare la voluntari, compilate de Lia:
Total voluntari: 49 (100%)
Neactivati: 18 (36%)
Activati, cu 0 sau 1 DVD-uri distribuite sau probleme: 17 (35%)
Activati, cu cel putin 2 DVD-uri distribuite: 8 (16%)
Cazuri Speciale: 3 (6%)
Cazuri Negative: 3 (6%)
Nu vom pleca de la ideea ca voluntarii activati care au primit DVD-uri si nu au distribuit mai mult de o bucata sint persoane rauvoitoare. Sint convins ca multi dintre ei au avut initial o dorinta sincera de a ajuta proiectul. Ulterior, e posibil ca obligatiile personale si profesionale sa-i fi impiedicat sa realizeze ce si-au propus.
Aceste lucruri sint de inteles si de acceptat. De aceea rog acesti voluntari sa isi arate optiunea de a parasi proiectul, prin trimiterea unui email catre Lia, la liastelea at yahoo punct com
De asemenea rog acesti voluntari sa ne trimita inapoi DVD-urile pe care nu le-au distribuit, pe adresa Simonei Hupov, cea care se ocupa cu trimiterea pachetelor. Daca nu mai au adresa ei, ii rog sa-i scrie un email la simona at tualegi punct net. De asemenea, in momentul in care trimit pachetul cu DVD-uri spre Simona, sint rugati sa-i trimita un email pentru a fi pregatita sa ridice pachetul.
Sint cazuri dintre voluntari, care au distribuit DVD-uri dar nu au scris acest lucru in baza de date. Motivul ar putea fi o problema tehnica sau probleme in accesarea bazei de date. Ei sint rugati sa o contacteze pe Lia pentru a rezolva situatia.
In momentul in care procesul de evaluare al voluntarilor s-a terminat, voi scrie un articol pe blog in care voi relata situatia. In principiu, voluntarii care vor opta pentru iesirea din proiect plus cei care nu raspund la emailurile noastre in viitoarele saptamini (unii din rea vointa, din pacate sint si asemenea cazuri) vor fi scosi din baza de date si vor fi stersi de pe harta cu orasele in care activeaza voluntarii.
In cadrul procesului de evaluare a voluntarilor pot apare erori, care sint normale, tinind cont de volumul de munca si de noutatea proiectului. Trebuie sa subliniez ca am in contul meu de email 322 mesaje legate strict de voluntari plus inca vreo citeva sute se gasesc la Lia. Toate aceste mesaje trebuie sortate, citite si extrase datele, care ulterior sint trecute in baze de date si comparate. Este o munca grea ce nu este lipsita de greseli.
De aceea, in cazul in care situatia voastra ca voluntari nu se reflecta corect in baza de date, va rog sa ne scrieti.
Voi da citeva exemple:
-sinteti voluntar activ dar nu apareti in lista voluntarilor activi de pe blogul proiectului
-sinteti voluntar activ dar nu apareti pe harta cu voluntarii
-ati distribuit DVD-uri dar nu apareti in baza de date avind DVD-uri distribuite
-orice alta problema pe care o semnalati
In aceste cazuri va rog sa scrieti un email catre Lia, explicind cit mai in detaliu problema pe care o aveti.
Va rog sa-i acordati Liei tot sprijinul de care nevoie in aceasta activitate.
La final, vreau sa multumesc voluntarilor care au fost activi. Efortul fiecaruia in parte este o contributie notabila. Faptul ca mii de tineri au posibilitatea de a consulta acest DVD este o realizare de care ar trebui sa fim mindri.